Xuất bản thông tin Xuất bản thông tin

Ngày 16 tháng 4 năm 2013, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Thông tư). Dựa vào tình hình thực tế và trên cơ sở các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ được quy định tại Thông tư, các cơ quan, tổ chức xây dựng, ban hành Quy chế kèm theo Quyết định của cơ quan, tổ chức và có các phụ lục để thực hiện thống nhất.

Tại quy chế mẫu được ban hành kèm theo Thông tư, có một số quy định mới so với các quy định về công tác văn thư, lưu trữ từ trước đến nay, cụ thể:

Quy định về ký nháy/ký tắt văn bản: Tại Điều 9 quy định kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành, theo đó: "1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành… 2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở "Nơi nhận".

Quy định thời hạn giải quyết văn bản đến: "1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. 2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức" (Điều 16). Theo đó, khi giải quyết văn bản đến, các cơ quan, tổ chức phải quy định thời hạn giải quyết văn bản và có trách nhiệm giải quyết văn bản theo đúng thời gian quy định. Thời hạn giải quyết văn bản được ghi trực tiếp trên văn bản (theo yêu cầu của văn bản hoặc ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo) hoặc quy định cụ thể trong Quy chế làm việc của mỗi cơ quan, tổ chức.

Quy định nội quy phòng đọc: Đối với nội dung quản lý việc sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ, bên cạnh quy định về sử dụng tài liệu, "lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc", bao gồm các nội dung như: Thời gian phục vụ độc giả; Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu; Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép… (Điều 38)

Đặc biệt, tại Khoản c, Điều 23 của Quy chế mẫu được ban hành kèm theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV quy định: "Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ". "Biên mục hồ sơ đầy đủ" ở đây được hiểu là đánh số tờ, lập mục lục văn bản đối với những hồ sơ có bảo quản vĩnh viễn và trách nhiệm thuộc về người lập hồ sơ. Tuy nhiên, quy định này lại không thông nhất với quy định tại Khoản b, Điều 24, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đó là người làm lưu trữ cơ quan, tổ chức có trách nhiệm "Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ".

Thông tư chính thức có hiệu lực từ ngày 01 tháng 6 năm 2013 và bãi bỏ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.

         Thủy Tiên - Phòng Nội vụ