Xuất bản thông tin Xuất bản thông tin

Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, là điểm nối tiếp giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ. Hồ sơ được lập đúng, khoa học sẽ góp phần quản lý tốt tài liệu hình thành, nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức; tiết kiệm kinh phí chỉnh lý tài liệu và tạo điều kiện để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, quy định về lập hồ sơ hiện nay đã thống nhất giữa các văn bản và phù hợp với thực tế hay chưa đang là vấn đề cần được quan tâm.

1. Quy định về lập hồ sơ trong hệ thống các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ hiện nay đã thống nhất?

Theo quy định tại Luật Lưu trữ, "người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan" (Khoản 1, Điều 9); "đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc" (Khoản 1, Điều 12) và lưu trữ cơ quan có trách nhiệm "giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu" (Khoản 1, Điều 10).

Tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: "trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó" (Khoản 4, Điều 23).

Tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan quy định: Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (Khoản 4, Điều 3 và Khoản 1, Điều 21).

Đồng thời, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cũng quy định: "Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết" (Điểm a, Khoản 3, Điều 25) và "đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ" (Điểm c, Khoản 1, Điều 23).

Như vậy, với các quy định này, cá nhân được giao giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan, tức là mỗi cá nhân phải thực hiện theo đúng nội dung về lập hồ sơ hiện hành được quy định tại Khoản 1, Điều 21, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP như: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ. Người làm lưu trữ của cơ quan, tổ chức chỉ có trách nhiệm hướng dẫn việc lập hồ sơ, không có trách nhiệm lập hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ.

Tuy nhiên, tại Điểm b, Khoản 2, Điều 24, Thông tư số 07/2012/TT-BNV lại quy định lưu trữ cơ quan có trách nhiệm "Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ".

Từ đó để khẳng định rằng: Nội dung quy định về lập hồ sơ giữa cá nhân được giao giải quyết công việc với lưu trữ cơ quan trong cùng hệ thống các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ của Trung ương không có sự thống nhất.

2. Quy định lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ có phù hợp với thực tế?

Hiện nay, tại các cơ quan Trung ương đều bố trí một Phòng Lưu trữ hoặc một bộ phận lưu trữ (từ 2 đến 3 người trở lên) thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ nên việc quy định lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ như Điểm b, Khoản 2, Điều 24, Thông tư số 07/2012/TT-BNV không gặp trở ngại, khó khăn vì có đủ nhân lực để thực hiện.

Nhưng đối với các cơ quan, tổ chức tại 64 tỉnh, thành phố, việc quy định lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ sẽ gây khó khăn khi triển khai thực hiện, thậm chí đó là một quy định bất cập, không phù hợp với tình hình thực tế. Bởi vì hầu hết các cơ quan, tổ chức đều không có bộ phận (tổ chức) lưu trữ, chỉ bố trí từ 01 đến 02 người làm công tác văn thư kiêm lưu trữ, hoặc văn thư kiêm lưu trữ và kiêm nhiệm công việc khác nên nhân lực làm công tác lưu trữ hầu như không có hoặc bị hạn chế do các nội dung cần thực hiện của công tác văn thư quá nhiều, chiếm hết thời gian. Do đó, tài liệu khi giao nộp sẽ không được lưu trữ cơ quan hoàn thiện hồ sơ và chỉnh lý ngay, mặc dù tài liệu đó đã được công chức trực tiếp giải quyết công việc lập hồ sơ sơ bộ nhưng vì chưa được đánh số tờ hoặc biên mục văn bản trong hồ sơ (để cố định tài liệu trong hồ sơ) nên khi đưa vào kho lưu trữ, sau một thời gian chất đống dễ trở thành tài liệu rời lẻ.

Hơn nữa, xuất phát từ thực tế hiện nay, nhiều hồ sơ do không được đánh số tờ và biên mục văn bản trong hồ sơ nên khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan tài liệu rất lộn xộn, người làm lưu trữ không nắm được thành phần hồ sơ và tổng số tờ nên dễ làm mất mát, thất lạc tài liệu và không tránh khỏi việc đùm đẩy trách nhiệm giữa người nhận và người giao nộp; tốn kém kinh phí chỉnh lý tài liệu…

Thiết nghĩ, để các nội dung quy định về lập hồ sơ được thống nhất giữa các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Trung ương và phù hợp với thực tế của các cơ quan, tổ chức ở địa phương, Bộ Nội vụ cần điều chỉnh quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 24, Thông tư số 07/2012/TT-BNV để giao trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ như: Chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ (nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ; viết chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho người được giao giải quyết, theo dõi công việc.

Thủy Tiên, Phòng Nội vụ