Xuất bản thông tin Xuất bản thông tin

Ngày 08 tháng 4 năm 2004, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. Tại Điều 35 của Nghị định này quy định: "Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc thi hành Nghị định này". Đã hơn 8 năm từ khi Nghị định số 110/2004/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, cho đến ngày 22 tháng 11 năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quy định các nội dung cụ thể về công tác văn thư như: quản lý văn bản đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành…

Thông tư số 07/2012/TT-BNV được ban hành đã lần đầu tiên quy định cụ thể các nội dung trong từng bước lập hồ sơ. Theo đó, để có cơ sở cho người được giao giải quyết, theo dõi công việc lập hồ sơ thì đầu năm cơ quan, tổ chức phải ban hành được Danh mục hồ sơ và cá nhân căn cứ vào Danh mục này để mở hồ sơ. Trong quá trình lập hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật kịp thời văn bản, tài liệu (kể cả phim, ảnh, ghi âm) vào hồ sơ tương ứng đã mở; khi công việc giải quyết xong thì kết thúc hồ sơ, người lập hồ sơ kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu, loại ra những bản không cần thiết (bản trùng, nháp, tài liệu tham khảo…), bổ sung những văn bản thiếu và sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo các nguyên tắc (như theo trình tự giải quyết công việc, theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản…). Đặc biệt, theo quy định của Thông tư này, bước hoàn chỉnh hồ sơ như: đánh số tờ của văn bản, tài liệu đối với tất cả các hồ sơ; viết chứng từ kết thúc và lập mục lục văn bản đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, thuộc trách nhiệm của lưu trữ cơ quan.

Đối với quy định về quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu, về cơ bản Thông tư số 07/2012/TT-BNV đã kế thừa các quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến, đồng thời quy định mới một số nội dung như: Văn bản đi, đến được đăng ký vào cơ sở dữ liệu trên máy vi tính phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng thành sổ để quản lý; mỗi văn bản đi được lưu 02 bản (bản gốc tại văn thư và bản chỉnh lưu trong hồ sơ công việc); mỗi dấu giáp lại được đóng tối đa 05 trang văn bản; bổ sung thêm mục "Lưu hồ sơ số" tại mẫu dấu "Đến"…

Mẫu dấu "Đến" theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV
(Ngang 50mm; Dọc 35mm)

Đối với việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Thông tư số 07/2012/TT-BNV quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ là trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giao nộp tài liệu; thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu gồm những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, không giao nộp những loại tài liệu như: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (khi người hoặc đơn vị chủ trì đã lập hồ sơ); các văn bản tài liệu gửi đến để biết, để tham khảo…

Thông tư số 07/2012/TT-BNV có hiệu lực thi hành từ ngày 07 tháng 01 năm 2013 và bãi bỏ bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan được ban hành kèm theo Công văn số 261-NV ngày 12 tháng 10 năm 1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và Công văn số 425/VTLTNN-NVTW.

            Thủy Tiên, Phòng Nội vụ