Thực trạng vấn đề tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan hiện nay
Cập nhật lúc: 16:26 - 07/09/2015 Lượt xem: 543

Có thể nói, tiêu hủy tài liệu hết giá trị là nội dung cần thiết phải thực hiện trong công tác lưu trữ  để loại bỏ những tài liệu thực sự hết giá trị về mọi mặt nhằm giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị, tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm kinh phí bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. Mặc dù đã có văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể của cơ quan có thẩm quyền về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị nhưng tại Lưu trữ cơ quan vẫn còn thực hiện tiêu hủy tài liệu tuỳ tiện, không thống nhất. Để Lưu trữ cơ quan tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định, các cơ quan cần lưu ý một số nội dung như sau:

 

 1. Xác định chính xác giá trị tài liệu trước khi tiêu hủy

 

 Xác định chính xác giá trị tài liệu là nội dung đặc biệt quan trọng để tiêu huỷ đúng những tài liệu hết giá trị. Vì xác định giá trị tài liệu sẽ đánh giá được đúng giá trị của từng hồ sơ, tài liệu xem tài liệu đó còn giá trị lưu trữ hay đã hết giá trị. Nếu xác định không đúng giá trị của tài liệu, các cơ quan, tổ chức có thể tiêu huỷ mất những tài liệu vẫn còn giá trị hoặc phải mất rất nhiều thời gian, tiền bạc, nhân lực, cơ sở vật chất để bảo quản nhiều tài liệu không còn giá trị. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp (như tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa…) hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, cho nghiên cứu khoa học, lịch sử.

 

 Những tài liệu đã tiêu hủy sẽ mất vĩnh viễn, không thể khôi phục lại được. Vì vậy, để đảm bảo tiêu hủy đúng tài liệu đã hết giá trị, Luật Lưu trữ quy định mỗi cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Hội đồng) để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu có giá trị và loại tài liệu hết giá trị. Hội đồng gồm thành phần: Chủ tịch Hội đồng; Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên (Điều 18).

 

 Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay, một số cơ quan không thành lập Hội đồng, tự ý tiêu huỷ tài liệu khi cảm thấy tài liệu đó không còn cần thiết. Hoặc tại một số cơ quan khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị lại thành lập Hội đồng xem xét tiêu hủy tài liệu hết giá trị, không phải Hội đồng xác định giá trị tài liệu như quy định. Hoặc một số cơ quan đã thành lập đúng Hội đồng xác định giá trị tài liệu nhưng không đưa danh mục tài liệu hết giá trị ra Hội đồng xem xét song trong hồ sơ gửi thẩm định vẫn có biên bản họp; hoặc đưa ra nhưng Hội đồng chưa thực sự làm hết nhiệm vụ được giao khi xem xét, cho ý kiến đối với tài liệu được đề nghị tiêu hủy. Do đó, Biên bản họp Hội đồng trong hồ sơ gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm định thường là biên bản hợp thức để đầy đủ thành phần theo quy định nên không thể hiện ý kiến cụ thể và chữ ký của các thành viên, ý kiến kết luận của chủ tịch, không ghi thời gian họp… Vì vậy, những tài liệu đề nghị tiêu hủy chủ yếu là ý kiến chủ quan của một số người là phụ trách và người làm lưu trữ của cơ quan nên vẫn có những hồ sơ, tài liệu đang còn giá trị lưu trữ (đặc biệt là hồ sơ, tài liệu thuộc các phông đóng hoặc chưa được chỉnh lý) nhưng vì nhiều lý do (để giải phóng diện tích kho hoặc để không phải mất kinh phí chỉnh lý hoặc để không phải bảo quản, quản lý…) vẫn được đưa vào Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị tiêu hủy.

 

Để tiêu hủy đúng tài liệu đã hết giá trị, yêu cầu đặt ra là mỗi cơ quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo thành phần quy định và khi xem xét tài liệu hết giá trị Hội đồng phải thảo luận tập thể, kết luận theo đa số, các ý kiến của từng thành viên phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu xem xét, quyết định và cơ quan có thẩm quyền có cơ sở để thẩm định.

 

2. Thực hiện đúng quy định khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị

 

Theo quy định, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan phải đảm bảo nguyên tắc: đúng thủ tục và quy trình quy định; tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng của cơ quan xem xét và cơ quan có thẩm quyền thẩm định trước khi ra quyết định tiêu huỷ;  Khi Hội đồng của cơ quan xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; phải bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin ghi trên tài liệu, lập biên bản huỷ tài liệu hết giá trị…

 

 Nhưng trong thực tế, một số cơ quan không thực hiện đúng các thủ tục, quy định, vẫn còn tình trạng tự tiêu huỷ đối với tài liệu loại ra sau khi chỉnh lý hoặc hết thời hạn bảo quản; không đưa ra Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét; không xin ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền; tiêu hủy không hết thông tin trong tài liệu và không lập biên bản khi tiêu hủy; không lập hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị…

 

 

Vì vậy, để tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định, các cơ quan cần thực hiện quy trình và thủ tục như sau: Người làm lưu trữ lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; trình người đứng đầu cơ quan và đưa ra Hội đồng xem xét, cho ý kiến; Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ (gồm: Công văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị; Danh mục tài liệu hết giá trị; Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên bản họp Hội đồng), đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định (các cơ quan nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định; cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến). Trên cơ sở văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền, người đứng đầu cơ quan ra quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; lập biên bản bàn giao tài liệu hủy và biên bản huỷ tài liệu hết giá trị. Lập hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị và được bảo quản tại cơ quan có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

 

 

Do vậy để đảm bảo giá trị của tài liệu lưu trữ, thiết nghĩ các cơ quan, đơn vị cần quan tâm và thực hiện công tác tiêu hủy đúng theo quy định của pháp luật./

 

         (Nguồn sưu  tầm)

 

Tin cùng chuyên mục











 

Liên kết web Liên kết web