Xuất bản thông tin Xuất bản thông tin

Chuyển tới trang đầy đủ
Quay lại

Phương pháp ghi số trong văn bản hành chính và lập sổ đăng ký văn bản đi

 

Theo quy định tại Nghị định số 09/2010/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì số và ký hiệu văn bản là một thành phần thể thức bắt buộc trong văn bản hành chính. Để hướng dẫn thực hiện nội dung này, tại Điều 8, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đã quy định:

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là "cơ quan" ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban.

          Về phương pháp ghi số của văn bản đi, tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đã quy định: Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác và được đăng ký:

- Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.

- Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

Về lập sổ đăng ký văn bản đi, tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV cũng đã quy định: Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp…. Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.

          Tuy nhiên, thực tế triển khai thực hiện cho thấy, nhiều đơn vị đã không thực hiện đúng các quy định của nhà nước trong việc ghi số và lập sổ đăng ký văn bản đi. Những sai sót thường xẩy ra đó là:

          - Không lấy số văn bản đi riêng đối với các văn bản do các ban chỉ đạo, hội đồng ban hành. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, các cơ quan thường thành lập các ban chỉ đạo, hội đồng để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức và trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thì các ban chỉ đạo, hội đồng này cũng ban hành một số văn bản, tuy nhiên văn thư cơ quan đã không lấy số riêng cho các ban chỉ đạo, hội đồng mà lấy số chung cùng với hệ thống số của cơ quan, tổ chức. Cũng có nhiều trường hợp, văn thư đã lấy số riêng cho ban chỉ đạo, hội đồng nhưng lại không lấy số riêng theo từng ban chỉ đạo, từng hội đồng mà lấy số chung cho tất cả các ban chỉ đạo, hội đồng. Thực tế này đã dẫn đến tình trạng không thống kê, quản lý được số lượng chính xác văn bản đi của từng cơ quan, tổ chức cũng như của từng ban chỉ đạo, hội đồng;

          - Đăng ký số chung cho tất cả các thể loại văn bản. Việc này dẫn đến tình trạng thời hạn bảo quản của tất cả các tập lưu văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải nâng lên vĩnh viễn và trong trường hợp cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì tất cả tập lưu này cũng phải chuyển vào lưu trữ lịch sử, ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ phải bảo quản vĩnh viễn;

- Đăng ký số văn bản "MẬT" đi chung với các văn bản thông thường. Việc này ảnh hưởng đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước, do văn bản mật được quản lý theo quy định riêng. Trường hợp tách những văn bản mật đi để lưu riêng thì tập lưu văn bản đi sẽ không logic;

- Đăng ký số văn bản đi theo từng thể loại văn bản nhưng lại in sổ đăng ký văn bản đi chung vào một sổ;

- Không in sổ đăng ký văn bản đi sau khi đã đăng ký trên phần mềm…

Những sai sót này có nhiều nguyên nhân, có nguyên nhân thuộc về yếu tố kỹ thuật như không tách được sổ riêng theo cách đăng ký tại phần mềm quản lý văn bản và điều hành, số lượng ban chỉ đạo, hội đồng tại các địa phương quá nhiều nên văn thư không thể theo dõi và cho số riêng của từng ban chỉ đạo, từng hội đồng và nhiều khi văn thư chưa nắm bắt được hết những quy định về cách đăng ký văn bản đi và chưa hiểu được tác dụng của từng phương pháp…

Do vậy, để việc đăng ký văn bản đi và lập sổ văn bản đi chính xác, các cơ quan, đơn vị phải thực hiện theo đúng các quy định của nhà nước về quản lý số văn bản đi và lập sổ đăng ký văn bản đi:

- Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.

- Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

- Đăng ký số đi riêng cho từng ban chỉ đạo, hội đồng;

- Mỗi số văn bản đi phải đăng ký trên một sổ riêng;

- Phải in và đóng thành sổ đăng ký văn bản đi đối với các văn bản đi được đăng ký trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành./.

                                                Thủy Tiên, Phòng Nội vụ quận Liên Chiểu