Xuất bản thông tin Xuất bản thông tin

Chuyển tới trang đầy đủ
Quay lại

Một vài lưu ý về thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ.

Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay, do các cơ quan, đơn vị chưa chú trọng đến việc lập hồ sơ công việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ nên vẫn còn tình trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng như thu thập vào lưu trữ lịch sử. Hơn nữa, khi chỉnh lý tài liệu rời lẻ, các cơ quan, tổ chức thực hiện theo tiêu chí "có tài liệu gì làm tài liệu đó" mà chưa chú ý đến việc tìm kiếm, bổ sung các văn bản còn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau khi chỉnh lý vẫn thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu trong từng phông lưu trữ bị phân tán. Khi thu thập tài liệu, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử cũng thực hiện "có tài liệu gì thu tài liệu đó", chưa chú trọng đến việc bổ sung tài liệu nên tài liệu trong từng hồ sơ, từng phông lưu trữ chưa hoàn chỉnh.

 

Để việc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả, chúng ta cần chú ý một số nội dung liên quan như sau:

 

1. Xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu: Thu thập và bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hoàn chỉnh phông lưu trữ. Để thu thập, bổ sung tài liệu chính xác, cần phải xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Cụ thể:

 

- Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ các phòng, ban, cá nhân trong từng cơ quan. Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

 

- Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử do Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định. Thành phần tài liệu cần thu thập là các hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn.

 

Để xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu, yêu cầu đặt ra là các cơ quan, tổ chức phải xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm, Danh mục thành phần tài liệu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của từng cơ quan và làm cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

 

Trên cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế của từng phông lưu trữ, người làm lưu trữ dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải thu thập để xem xét mức độ hoàn thiện của các hồ sơ và của phông lưu trữ. Từ đó, xác định những tài liệu còn thiếu, xác định nguồn bổ sung, đề xuất các biện pháp, cách thức thực hiện để tiến hành tìm kiếm, bổ sung hoàn chỉnh phông lưu trữ.

 

 

2. Thực hiện đúng các nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ


 - Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử: Yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời kỳ lịch sử nào phải để riêng theo thời kỳ lịch sử ấy. 

Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ trung ương và địa phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập, sưu tầm được.

 

- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ: Tài liệu của một phông nếu bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu, phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông. Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau.

 

- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông: Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. Ví dụ: phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh A và phông Sở Nội vụ tỉnh A là 02 phông độc lập nhưng nội dung tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau vì cùng phản ánh chức năng, nhiệm vụ cơ bản giống nhau.

 

Hy vọng rằng, trong thời gian đến, các cơ quan, đơn vị sẽ chú trọng và thực hiện tốt việc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ để góp phần thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ.

 

Thủy Tiên (Sưu tập từ nguồn tin noivu.danang.gov.vn)