Xuất bản thông tin Xuất bản thông tin

Chuyển tới trang đầy đủ
Quay lại

Một số lưu ý về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

1. Đối với quyết định

a) Các nội dung chưa đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày

- Phần căn cứ pháp lý để ban hành quyết định: Đa số các cơ quan, đơn vị không căn cứ vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị để ban hành quyết định; sắp xếp các căn cứ pháp lý chưa phù hợp, đa số là sắp xếp theo hiệu lực pháp lý từ cao đến thấp; căn cứ cuối cùng thường sử dụng là "Theo đề nghị của...." hoặc "Căn cứ đề nghị của..."

- Bố cục của quyết định cá biệt: Thứ tự các điểm trong từng khoản dùng chữ số Ả rập (1.1, 1,2, 1,3).

b) Các điều chỉnh

Mẫu quyết định được quy định tại Mẫu 1.2, kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

- Đối với phần căn cứ pháp lý để ban hành quyết định: Phải căn cứ vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan khi ban hành quyết định. Các căn cứ pháp lý được sắp xếp như sau:

+ Sắp xếp các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị lên trước;

+ Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định;

+ Căn cứ cuối cùng là "Xét đề nghị của...".

- Bố cục của quyết định cá biết: Bố cục theo điều, khoản, điểm.

+ Điều: Từ "Điều", số thứ tự và tiêu đề của Điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của Điều dùng chữ số Ả - rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần nội dung (14), kiểu chữ đứng, đậm;

+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng số Ả - rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần nội dung (14), kiểu chữ đứng; nếu khoản tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn  (14), kiểu chữ đứng;

+ Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng chữ của phần lời văn (14), kiểu chữ đứng.

 

2. Đối với tờ trình

Theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV, đối với tờ trình có thể có thêm phần kính gửi, vị trí của kính gửi đặt dưới trích yếu của tờ trình (Mẫu 1.4, kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV). Do vậy, khi ban hành tờ trình, trường hợp cần có kính gửi, vị trí kính gửi yêu cầu các cơ quan, đơn vị đặt dưới tên loại và trích yếu của tờ trình.

 

3. Đối với giấy mời

Giấy mời là văn bản có tên loại, được quy định tại Mẫu 1.10, kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Do vậy, khi soạn thảo và ban hành giấy mời, các cơ quan, đơn vị lưu ý phải đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định.

 

4. Một số lưu ý khác

a) Số trang văn bản

Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả - rập. Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

b) Về bố cục trong văn bản hành chính

Yêu cầu bố trí logic, theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm. Trường hợp có nhiều nội dung phải trình bày dưới điểm thì sử dụng tiết (dấu trừ -)), rồi đến tiểu tiết (dấu cộng +)). Không dùng dấu hoa thị (*) trong văn bản hành chính.

c) Về viết hoa trong văn bản hành chính

Thực hiện theo quy định tại Phụ lục VI, kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

 

Trên đây là một số hướng dẫn của UBND quận về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Hy vọng trong thời gian đến các cơ quan, đơn vị sẽ soạn thảo và ban hành văn bản đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

 

Thủy Tiên, Phòng Nội vụ.