Xuất bản thông tin Xuất bản thông tin

Chuyển tới trang đầy đủ
Quay lại

Đôi điều suy nghĩ về việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, phường.

 

Như chúng ta đã biết, đến nay các văn bản quy định trách nhiệm, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại HĐND và UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) đã tương đối cụ thể và rõ ràng. Theo Điều 14, Luật Lưu trữ: "1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn… 2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ".

 

Tại Thông tư 14/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 08/11/2011 quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn quy định: Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã phải được quản lý tập trung tại Lưu trữ UBND cấp xã (Điều 3). Và trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND cấp xã thuộc về tất cả các cán bộ, công chức cấp xã từ Chủ tịch UBND xã, Chủ tịch HĐND đến người làm công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã. Trong đó, người làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ, cụ thể: Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu của HĐND và UBND cấp xã; Quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cấp xã; hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã về lập hồ sơ công việc; tổ chức sắp xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác của HĐND và UBND cấp xã; Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ chức và cá nhân (Điều 5). Đồng thời, Thông tư 14/2011/TT-BNV đã hướng dẫn cụ thể đối với tất cả các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã.

 

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế như: Quản lý văn bản đi, đến chưa đúng quy định (lưu bản chính văn bản đến tại văn thư, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chưa đảm bảo quy định, thông tin trong Sổ đăng ký văn bản đi, đến chưa được đầy đủ…); lập hồ sơ công việc không thường xuyên, chưa đi vào nề nếp; chưa bố trí kho lưu trữ theo quy định; chưa thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ nên tài liệu lưu trữ không được quản lý thống nhất, tập trung, dẫn đến tình trạng mất mát tài liệu… Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này nhưng nguyên nhân chủ yếu là lãnh đạo chưa quan tâm, chỉ đạo kiên quyết; công chức và người lao động chưa ý thức được trách nhiệm của mình trong việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ và đặc biệt là bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ chưa phù hợp.  

 

Tại Khoản 2, Điều 3 Nghị định 92/2009/NĐ-CP ngày 22/10/2009 của Chính phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ,chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã thì ở cấp xã có chức danh công chức Văn phòng – thống kê. Đồng thời, tại Điểm c, Khoản 2, Điều 5, Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 Hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức cấp xã, phường, thị trấn quy định công chức Văn phòng - Thống kê trực tiếp thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ; Tại Điều 9 Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp quy định: "Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ" và "Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ". Vì vậy, theo những quy định của các văn bản này, tại UBND cấp xã sẽ bố trí chức danh công chức để kiêm nhiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

 

Tuy nhiên, thực tế hiện nay, chỉ một số ít UBND các xã, phường, thị trấn đã bố trí công chức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ, còn đa số đều bố trí người không chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm các nhiệm vụ khác, với mức phụ cấp không vượt quá hệ số 1,0 mức lương tối thiểu chung và hầu hết những người được bố trí làm văn thư, lưu trữ không được đào tạo về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

 

Như vậy, theo các quy định hiện hành, khối lượng công việc của người làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã là rất lớn, vừa có nhiệm vụ tham mưu, hướng dẫn vừa trực tiếp thực hiện đối với tất cả các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ. Song với việc bố trí những người hoạt động không chuyên trách trực tiếp thực hiện công tác này tại UBND cấp xã đã đúng quy định của Nhà nước và liệu họ có đảm đương được tất cả các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hay không. Đó là một câu hỏi lớn đặt ra đối với các cơ quan quản lý các cấp. Nhưng chắc chắn một điều rằng nếu có sự bố trí hợp lý và có những chế độ đãi ngộ, chính sách phù hợp thì những người làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã sẽ yên tâm công tác với lòng nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm cao, góp phần tích cực đưa công tác văn thư, lưu trữ của từng địa phương đi vào nề nếp.

 

Thủy Tiên, phòng Nội vụ quận Liên Chiểu.